负库存产生原因（类型）及处理方法

1、什么是负库存？

由于连锁零售企业实际管理工作中各种因素的影响，在系统的运行中，会出现实际销售出库的数量大于系统有效帐面库存数量的情况，进而也就产生了负库存这种现象。

为减少这部分商品对正常零售经营活动的影响，大部分信息系统是允许在负库存的情况下进行出库和销售工作的。

例如，门店的可口可乐实际有库存15瓶，销售了10瓶，但系统库存只有4瓶，那么就会出现：可口可乐的借方数量为0，贷方数量为10，期初库存为4，期末库存为-6。同样，如果配送中心的雪碧实际库存有15瓶，系统库存只有4瓶，实际配送出库10瓶，信息系统就会出现：雪碧的借方数量为0，贷方数量为10，期初库存为4，期末库存为-6。

2、负库存的影响

信息系统一旦出现负库存现象，将会给门店的日常经营管理带来极大的障碍，包括：

1）会使门店的要货订单发生偏差，致使商品的订货行为不准确；

2)使门店各项经营指标的统计和核算产生偏差；

3)由于各项系统数据的错误，可能会使门店的日常经营决策和计划分析出现重大偏差。

3、负库存产生原因及类型

出现负库存的原因大致可分为三类，由于单据滞后产生的负库存称为信息滞后型，此类负库存占绝大多数；由于各项操作失误或者异常情况产生的负库存称为突发异常型；由于系统的业务操作规则导致的负库存，称为系统核算摊销型。

1）信息滞后型负库存

在零售企业的实际管理工作中，由于连锁门店的区域化发展以及信息系统的设计问题，有时候会出现实际业务单据与系统信息的时间差异。例如实际验收入库的工作已经完成，但是因为种种原因，单据信息没有及时录入系统或者没有直接对系统库存信息做好修正，那么在系统数据正确变更之前，将有可能出现负库存现象。

（1）无订单收货

门店在紧急验收某些商品时，没有收到订单，同时系统也不支持无订单验收商品，那么，就会出现商品已经在门店先上架销售，而系统后台数据没有入帐的现象。

要想解决这个问题，首先，系统应支持门店收货部接受紧急订单的商品；其二，采购部要在第一时间及时补下商品订单，以保证门店商品库存的准确性。

另外有一个特例，有些独立于总部的外地门店拥有独立采购的权力，同时还接受总部配送的商品，这类店中配送商品信息的延误现象也会导致商品库存信息不准确。

（2）库存调整单录入延迟

门店的商品盘点或者报损工作需要调整商品库存。如果由于种种原因，商品库存调整信息一直没有录入系统，那么系统库存将会一直维持不准确的现象。对此，只能要求工作人员及时录入并在系统中反映出库存信息的变动。

（3）MIS系统故障

信息系统的故障导致信息中心日结不成功，使当日的商品销售信息不能进入系统，导致负库存。

2）突发异常型负库存

（1）遗漏粘贴店内码错误

连锁门店有些商品是需要粘贴店内码的，比如在某商品与其他商品发生重码或要区分正常商品与促销商品时。如果因为工作失误，商品没有粘贴店内码就进入卖场进行销售，那么，销售前台的POS收款机就会按照原商品的条码进行销售，发生原商品档案的商品成为负库存，而应当粘贴店内码的商品显示未销售的情形。

避免此类事情发生的措施是：

门店收货部在验收供应商应当粘贴店内码的商品时注意把关，严禁没有粘贴店内码的商品直接验收入库。

对于门店自营或者需要二次组合销售包装的商品，贴码工作可以放在配送中心出库前做好，做到不贴条码不能出库。

对于大型综合超市有商品滞货区的门店，可以在收货部另设置贴码区，并明显需要贴码的商品，在正确粘贴了店内码后方能进场。

但是，有些商品的条码粘贴不会规范、漏贴或掉码的现象也会导致收款台的扫码错误，造成门店库存不准。例如，新粘贴的店内码必须覆盖原商品条码，如果不能完全覆盖则必须与原商品条码呈垂直覆盖；还有一些商品要遵循贴码规则，如毛巾的条码应粘贴在毛巾的标签处……这些规则都是为了收款员更容易找到商品条码，提高商品扫码速度。

（2）称重条码有误

称重商品PLU编号混乱或者重码的现象，也会导致商品的系统信息与电子称不符合，导致称重商品销售混乱，商品库存出现差异。另外，有时也会出现电子秤工作人员错录商品PLU编号的现象，导致称重商品销售出错。通常情况下，这种错误在收银台扫描时也很难发现，于是便出现负库存。

对于这种情况的解决办法，首先必须从源头加以杜绝。采购人员在样品资料登录时就要综合检查，而在门店必须对错码、重码商品汇总、记录，并进行标识，上报信息部门进行资料变更或修改。最好是将商场现存错码、重码商品汇总成清单交收银员与陈列人员各一份，以便于提醒。

对由于称重商品的条码输入人员粗心大意或未按工作流程操作所致的错误，建议对电子秤操作人员实施定时责任分工，通过“报表查询”中的“销售流水清单”确认发生负库存单品的时间、收银员工号或称重时间，从而找出出错的电子秤操作人员，并对其进行明确处罚。实践证明，此举可以大大加强电子秤操作人员的责任心和准确率。

（3）组合销售产品

零售企业经常会为了促销而将一些商品组合销售或者捆绑销售。这些商品在进入卖场销售时，有时会出现分拆的现象，即被当作拆零销售。如买奶粉送奶瓶，而奶粉和奶瓶都是店内的商品，如果前台将奶粉和奶瓶当两个商品扫码，也就会发生奶瓶的负库存。

对于此类事件的解决措施是：每天早上收银员应先熟悉门店的促销商品情况；各个商品部门应当在此类商品上架前，及时通知门店的收银员；对于捆绑销售的商品实行单独贴店内码销售的方式，并将原有条码粘贴覆盖。

（4）不同规格的商品销售混乱

门店的商品有些是单个销售的，有些是整箱销售的。通常情况下，我们认为这两种规格的商品是两个商品。虽然，整箱包装销售的商品条码与单个销售的商品条码是一致的，但当某个规格的商品销售断货时，另外一个商品库存经常会被分拆或者组合为另一种商品销售。

对这一部分商品的处理方式为，首先要明确界定两种商品的库存存放标志，一旦发现一种商品断货即撤销原商品的陈列位，注明已经缺货，并告门店营运人员缺货情况，同时从另外一种商品的库存中做商品库存的调整转移。

还有一个监督商品规格的方法，就是对门店的组合销售商品进行汇总记录，并定期核对系统库存与实物库存，及时修正和维护系统库存信息，重视验收环节。如果商品包装规格不符，不能验收入库。

（5）验收错误

配送中心或供应商发货时由于商品细小的区别误将单据开错，而门店在验收时也没有发现，错误入库，从而导致负库存产生。另外，也会有商品原始包装出现错误的情况，多个不同的商品装在一个包装箱内，配送中心和门店验收时均未发现，从而出现库存不准，发生负库存。

对于这种问题的解决方法是：

收货时加强二次验收管理；下订单时，需要参考营业现场的信息反馈和后台的门店库存数据两方面结果，以避免重复要货或长期断货现象的发生。

（6）收银错误

收银台扫码错误或手输条码时发生错误，也会将商品错误售出，有时会因为条码扫描器的识别错误或者商品包装的条码不规范，造成收款错误。避免这种情况的方法是，对收银员严格培训，尽量以扫描方式录入商品信息，当存在商品条码扫描困难的时候，一定要确认商品录无误，这可通过一些监控设备监督收银员的准确性。

（7）收货部退货或者返厂错误

连锁门店或者配送中心的某些商品退货给供应商时，可能会出现商品退货有误。尤其是一些残损商品由于管理不善，已经无法判断商品的属性，导致商品的退换货错误。商品返厂单的数量填写错误，进而影响商品系统库存的准确性。对此，应尽量做到验收出库时多人检查，以免出错。

（8）客服换货出错

由于大部分商品退换货是由门店前台的顾客服务部负责，如果顾客服务部因对商品不很熟悉而出错，就会影响到商品库存的准确性，有时会出现退A商品结果录入退B商品。对于这种情况，一般要求退换商品必须持有商品销售小票，同时还南要门店的所在柜组负责人确认商品之后再办理商品的退换货作业，以避免商品的退换货错误。

（9）盗窃行为

顾客图小行，调换价格不同的商品外包装，就会使价格高的商品库存虚增，而价格低的商品库存减少。对于这种情况，要求收款人员对于箱装商品或者牙膏、礼盒等商品的内外包装进行确认，对于个别价格昂贵的商品采用单独开票、单独结算的方式。

（10）盘点失误

指盘点中将单品库存漏盘或错盘，致使单品帐面库存与实际不符。应对商品库存信息调整类单据进行二次复核，在确认商品库存信息后进行调整。

3）系统核算摊销型负库存

（1）生鲜商品的处理问题

生鲜商品的加工处理问题也会导致商品成本核算的偏差。

例如，有些企业对猪肉分割问题，在进货环节，录入系统的是根据总重量核算的一头整猪，而在加工分割后，出现的是猪头、猪蹄、猪肚、排骨等等，而对于这些商品的各个单项的系统库存通常都是0，销售完毕后通过销售和损耗倒推计算生鲜经营中的每一个单品的成本，这样就会有生鲜商品的负库存产生。

当然还有另外一种方式，就是根据加工分割计划单出品，但是由于生鲜原材料的参差不齐，极为不统一，所以生鲜商品分割处理后的商品数量与计划数量也会存在差异。例如生猪原计划产出排骨50公斤，在系统中先产生50公斤的库存，但是由于生猪的属性不同以及生猪分割工人的技术不同，可能实际产出的排骨是55公斤，那么系统销售就会出现-5的现象。

这需要调整实际库存进而进行实际成本的核算，操作比较复杂。因此，一般生鲜商品的组合分割问题都会出现负库存现象，这是一个暂时现象。因为生鲜商品的订货通常都是手工完成的，所以这一部分负库存不会影响订货流程，同时由于这一部分的核算都会定时进行，所以对成本的整体核算也不会带来太大影响。

（2）系统摊销规则

有些商品核算摊销需要有一些特殊的供应商做为摊销对角，或者某一个特殊商品用于专门的摊销准备。例如为了核算商品的一些待处理问题，将某些问题以负库存方式挂在临时的特殊供应商号码下，当系统数据能够处理后，再将负库存信息与正式的供应商进行商品的摊销周转。

另外还会碰到有一些商品成本无法核算评估的情况，例如某些生鲜的材料的损耗现象。该商品已经根据报损单据将系统数据进行销售处理，而这往往又不是非曲直种商品，所以就会将其以一个特殊商品的方式进行销售，之后对该类商品进行核算。而这种特殊商品档案的信息通常都是0，只要出现处理残余物品就会销售，进而产生负库存。这种负库存也是在特殊情况下产生的，不会影响门店的订货和日常管理。

4、负库存的核算管理方法

对于负库存的管理，主要是通过每日日结自动冲正负库存和通过每日负库存报表辅助解决。

负库存的处理方法是通过商品销售待处理的方式来解决核算问题，即商品销售数量大于实际帐面库存数量时采用待处理核算方式。系统自动将库存不足部分按商品的默认进价核算商品的销售成本，并记为特殊供应商出库，销售额为特殊供应商销售。当供应商存在有效库存时，先冲减特殊供应商的出库，再按实际成本进行货物发出的记帐处理。

如有销售额，冲减特殊供应商的销售，增加实际供应商的销售。待处理结转产生的成本差异反映在结转日的成本。当帐面库存不足时挂单处理，暂不进行分摊记帐，当有效库存满足出库后进行分摊记帐。

比如，可口可乐销售了10瓶，但目前库存中只有4个，则销售待处理产生，如表1所示。

系统库存充足后，通过待处理结转。系统每天应会自动根据进销存的发生调整负库存产生后的数据。

还有一种方式是异步记帐处理，比如雪碧配送 了10瓶，但目前配送中心系统库存中只有4个，那么，商品出库时，成本暂不分摊，等待过一段时间系统库存数输入后自动分推。

由于连锁企业的业务不断循环，所以商品库存总有满足的时候，等待时间并不会很长，一般在配送中心发生这种情况是商品入库尚未验收记帐而提前配送，补做验收单后单据即能立即分摊。例外情况需要人工进行干预，一般是业务异常时，如错码配送，需要更改编码。这时，系统每天会打印出异常单据的报表进行相应的管理。

5、控制负库存的建议

应该如何预防负库存，而不是等到系统库存数字呈现负数的时候再进行调整？这样就面临了解负库存出现前兆的问题。

要想提前将负库存现象消灭在萌芽状态，就要通过门店循环盘点和抽查来解决。管理负库存的问题是对门店管理水平的一项评估，同时也是对库存管理水平的检查。

通过对上述种种现象的分析，我们可以发现，商品负库存产生的原因是多方面的，要减少负库存现象，需从以下几个角度来考虑：

1）标准作业是关键

在实际管理工作中，要时刻注意进销存各个业务环节的精细化管理，对引起库存变化的各项外在和内在因素进行相应的分析和判断，例如商品的销售规格、包装、组合、编码等，对出入库作业的工作流程要严加控制，多加监督，培养员工的标准化作业，减少中间的管理漏洞。

2）信息系统是手段

虽然信息系统不能对实际业务中的负库存问题产生直接的影响，但是连锁零售企业的MIS系统可以对系统的负库存进行相应的监控和统计处理，其中包括能对负库存合理的自动核算和解决，比如可以采用待处理与异步记帐；

其次就是对负库存能监控和报警；第三是可做好门店的负库存日报表和月报表，可以根据验收入库单据以及销售流水清单等等监督和查询负库存的最初来源。同时更新库存。（秦宁防损）